بنا به درخواست تعدادي از دانشجويان، دستورالعمل عمومي استفاده و نگهداري از چاپگرها براي كاربران عادي در سازمان ها به قرار ذيل تقديم مي گردد :
- چاپگر را در محیط پر گرد و غبار، كنار پنجره و در معرض آفتاب و گرما قرار ندهید.
- از قراردادن چاپگر زير ميز و يا داخل فضاي بسته مانند كمد خودداري كنيد.
- چاپگر نبايد در سطح شيب دار قرار گيرد لذا از تراز بودن آن روي ميز مطمئن شويد.
- ريختن هرگونه مايعاتي بر قسمت‌هاي مختلف چاپگر موجب آسيب جدي به آن مي شود.
- به هيچ عنوان درب چاپگر را تحت فشار قرار نداده به آن ضربه نزنيد.
- از پرینت روی كاغذهای منگنه دار، چسب دار، با ضخامت زياد و يا چسبنده پرهیز نمایید.
- از قراردادن كاغذهاي خيس يا آغشته بر هر نوع ماده‌اي در چاپگر خودداري كنيد.
- از داخل نمودن هر نوع شئ نوك تيز داخل محفظه چاپگر خودداري نمائيد.
- كليد پاور دستگاه را بصورت فشرده در زمان بيش از دو ثانيه نگه نداريد.
- از زدن هر نوع ضربه‌اي به چاپگر خودداري نمائيد.
- در زمان ورود كاغذ، دقت نمائيد كاغذها با يكديگر به داخل چاپگر كشيده نشوند.
- در پايان ساعات اداري چاپگر را خاموش نمائيد.
- در صورت چاپ كمرنگ، به كارتريج يا تونر ضربه نزنيد.
- از قرار دادن هرگونه وسيله‌اي بر روي چاپگر خودداري كنيد.
- هنگام روشن بودن دستگاه، كارتريج يا تونر را خارج نكنيد.
- به هيچ وجه دستمال به روي درام يا رول هاي داخل چاپگر كشيده نشود.
- پس از صدور دستور پرينت، كابل دستگاه را از سيستم يا چاپگر جدا نكنيد.
- از جابجايي و يا باز نمودن دستگاه بدون حضور مسئولين IT خودداري كنيد.
- هنگام خروج كاغذ از داخل چاپگر، آنرا بيرون نكشيده يا مانع خروج آن نشويد.
- احتياط كنيد كابل‌هاي چاپگر، زيرِ اجسام سنگين يا تيز مانند پايه ميز، صندلي و كمد قرار نگيرد.
- بهتر است پریز برق چاپگر با یك چاپگر لیزری دیگر یا با كامپیوتر و مانیتور لامپی مشترك نباشد .
- مستمرا چك نمائيد محل اتصال كابل برق به پریز و چاپگر شل نباشد تا از جرقه زدن جلوگیری شود.
- از استفاده طولانی و بیوقفه از چاپگر خودداری نمایید. در چاپگرهاي با قدرت كمتـر (مدلهای پایینتر از ۳۵۰۰ HP حداكثر ۲۰ برگ و در چاپگرهای با قدرت بالاتر حداكثر ۴۰ برگ) را در یك مرحله پرینت كنید و به مدت چند دقیقه به آن استراحت دهید.
- چنانچه هنگام پرینت كردن صدای فن خنك كننده چاپگر شنیده شد (این موضوع بیشتر در فصل گرما اتفاق میافتد) بهتر است استفاده از آن را متوقف كنید و با یك استراحت كوتاه (حداقل ۱۰ دقیقه) پرینت را از سر بگیرید.
- پهنای سینی كاغذ را به شكلی تنظیم كنید كه با لبه كاغذ مماس باشد و حداكثر نیم میلیمتر از سمت چپ و راست با كاغذ فاصله داشته باشد.
- چنانچه به هر دلیل كاغذ در چاپگر گیر كرد پس از شناسایی محل كاغذ و خاموش نمودن دستگاه به آرامی و با دقت به شكلی آن را آزاد كنید بطوريكه تكهای از كاغذ كنده نشود چون باقی ماندن تكه كوچكی از كاغذ در چاپگر به سادگی میتواند دستگاه را متوقف كند.
- هنگام گير كردن كاغذ در چاپگر به هيچ وجه آنرا به زور بيرون نكشيد بلكه ابتدا دستگاه را خاموش نموده درب چاپگر را باز و اقدام به آزاد سازي كاغذ از طريق ضامن داخل دستگاه نمائيد.
- هنگام پرینت گرفتن، چاپگر را خاموش نكنید، همچنین هنگام پرینت گرفتن درب چاپگر را باز نكنید، هر دو حالت منجر به گیر كردن كاغذ در چاپگر میشود.
- هنگام استفاده از كاغذهای سنگین حتماً نوع كاغذ را در درایور تعریف كنید تا چاپگر وزن كاغذ را بداند و سرعت حركت كاغذ را تنظیم كند.
- در زمان كار چاپگر به هيچ وجه دستگاه را حركت ندهيد. لذا اطمينان داشته باشيد دستگاه حين كار در محل خود لغزش نيز نداشته باشد.
