بهينه ساز فناوري اطلاعات و ارتباطات دكتر امين گلستاني
CPU Percentage Usage درصد استفاده از واحد پردازشگر مركزي
CPU مديران بايد به چه موضوعاتي اختصاص داده شود؟
در اين نوشتار سعي داريم تا موارد مهمي را كه يك مدير بايد در ذهن خود نگه دارد مشخص نمائيم و او را از تبعات انباشت داده‌ها و اطلاعات غيرمفيد در ذهنش آگاه سازيم.
همانطور كه مي‌دانيد ذات مديريت اقتضاء مي‌كند تا انسان از كنار اطلاعات مختلف به سادگي عبور نكند و انباره‌اي را در ذهن خود به اين اطلاعات اختصاص دهد تا در مواقع لزوم بتواند اطلاعات مورد نياز خود را فراخواني و با اين اطلاعات به اتخاذ تصميمات مناسب بپردازد اما شايد واقعا بسياري از اطلاعات براي مدت‌هاي طولاني به كار نيايند لذا ذهن با پديده‌اي به نام Data redundancy يا افزونگي داده مواجه مي‌گردد كه باعث كند شدن فعاليت‌هاي مغزي و در نتيجه تصميم سازي هاي كند و حالت ترديد مي‌گردد، حال چه بايد كرد؟
كلا دو نوع رويكرد در نگهداري اطلاعات و داده‌ها وجود دارد:
الف- رويكرد برخط
ب- رويكرد ذخيره سازي اطلاعات
در رويكرد اول، در هر زمان كه شما نياز به اطلاعات براي اتخاذ تصميمي داريد بلافاصله فرايند جستجو و مراجعه به پايگاه‌هاي اطلاعاتي و دانشي آغاز مي‌گردد لذا نمي‌توانيد در لحظه تصميم گيري كنيد بلكه بايد براي تدوين داده‌هاي جديد، فرصت بگذاريد كه اين تاخير را مي‌توان به عنوان نقطه ضعف اين رويكرد قلمداد نمود اما مزيت بزرگ اين رويكرد اين است كه با توجه به تجربيات قبلي شما مي‌توانيد جديدترين راهكارها و اطلاعات بهنگام را بيابيد و در نهايت تصميمي درست و در خور زمان را اتخاذ نمائيد در حاليكه در رويكرد دوم، ذهن شما داراي يك انباره‌اي از اطلاعات است كه معمولا نيز اين اطلاعات فاقد كدهاي شناسايي و تاريخ هاي ورودي مي‌باشند لذا در زمان تصميم سازي نمي‌دانيد آيا اين اطلاعات بهنگام هستند يا خير، در واقع نمي‌دانيد آيا هنوز اين اطلاعات بدرد موضوع امروز مي‌خورند يا خير. حتما اين موضوع را در برخي از افراد قديمي‌تر ديده‌ايد كه با داشتن اطلاعات بسيار قديمي در مورد مسائل جديد روز اظهار نظر مي‌كنند اين در حاليست كه در رويكرد اول شما مي‌توانيد با داشتن نگاهي به تجربيات قبلي و قديمي خود و با استفاده از ابزارهاي نوين جمع آوري اطلاعات روز، تصميم بروزتر و مناسب‌تر را بگيريد.
ذهن انسان داراي ابعاد و آدرس‌هاي مختلف است لذا با ورود يك اطلاعات به آن فقط فضا اشغال نمي‌گردد بلكه اين موضوع محتمل است كه بسياري از فرمول‌ها و محاسبات ذهني نيز تغيير بنيادي نمايد مثلا تا ديروز شما براي رفتارهاي خود در جلسات، چارچوب و اصول شخصي را رعايت مي‌نموديد اما امروز با ديدن يك برنامه تلويزيوني در خصوص مذاكره، كلا چارچوب‌هاي خود را تغيير مي‌دهيد و از فردا در جلسات به شكلي جديد ظاهر مي‌شويد اين موضوع در مديريت منابع مالي و اقتصاد نيز بسيار مهم است چراكه با ورود اطلاعات مالي سطح دانش شما در خصوص موضوع كاملا تغيير مي‌بايد و اگر آن موضوع درست بوده باشد قطعا در قدرت تصميم گيري‌هاي اقتصادي شما تغييراتي مثبت بوجود خواهد آمد در غير اينصورت ممكن است كلا مسائل را با فرمول‌هاي اشتباه حل نموده و به پاسخ اشتباه دست يابيد. پس ورود اطلاعات در ذهن مي‌تواند علاوه بر اشغال فضا، به تغيير رويه‌هاي ذهني نيز بيانجامد. اين موضوع بسيار درست كه مي‌گويند دو چيز در آينده و سرنوشت آدمي بسيار موثر هستند اول كتاب‌هايي كه مي‌خواند دوم افرادي كه با آنها معاشرت مي نمايد چرا كه هردوي اين موارد مي‌تواند ساختارهاي مختلف ذهني را ايجاد نمايد و نهايتا مدل‌هاي زندگي را به گونه‌هاي مختلفي تغيير حالت دهد.
با توجه به موارد فوق مي‌توان براي ورود و بررسي موضوعات مهم چنين توصيه نمود كه :
- قبل از هر تصميم اطلاعات قديمي خود را به عنوان تجربيات قبلي يادآوري نمائيد.
- تا جائيكه ممكن است ابزارهاي جستجوي اطلاعات و دانش را بشناسيد.
- اطلاعات خود را با شنيدن مطالب جديد در ذهن خود فراخواني نموده و آنرا بهنگام نمائيد.
- مشورت را با اهل تجربه به عنوان كليد هميشه در دستور كار خود داشته باشيد.
- از پرداختن بي‌مورد به حاشيه‌هاي موضوعات پرهيز كنيد وگرنه اصل موضوع فراموش خواهد شد.
- گاهي راه حل‌ها خيلي هم پيچيده نيستند شايد اولين راه، بهترين باشد.
- هميشه براي انتخاب، بيش از دو گزينه داشته باشيد.
- هر روز زماني را در خلوت به تامل به امور پيرامون و موضوعات خاص اختصاص دهيد.
- تجربيات تلخ گذشته مي‌توانند كليد موفقيت هاي شيرين امروز باشند.
- هر كاري را چند قسمت كنيد و براي هر قسمت وزن و اولويتي اختصاص دهيد.
شايد در كاركردن با سيستم‌هاي كامپيوتري برايتان زياد پيش آمده باشد كه سيستم دچار هنگ مي‌شود وكاركرد عادي آن با اختلال دچار مي‌شود تا جائيكه گاهي مجبور مي‌شويد سيستم را دوباره راه‌اندازي نمائيد. دقيقا اين موضوع در ذهن انسان نيز مصداق دارد لذا به همان دلايلي كه يك سيستم هنگ مي‌كند، ذهن نيز مي‌تواند با افت كاركرد، دچار گيجي يا گنگي شود لذا به جاي صرف وقت و هزينه در جهت درست، به دور باطل و مديريت سوء گرفتار مي‌آيد پس يادمان باشد با تدابيري ساده مي‌توانيم هميشه به كمك ذهن بشتابيم و آن را از اين مخاطرات مصون داريم يكي از اين كارها، تمركز بر يك موضوع مشخص است لذا مي‌توانيد از يك كاغذ يادداشت براي بيرون ريختن ساير مسائل با اولويت پائين از مغز استفاده نمائيد تا در مواقع مناسب آنها را يكي يكي بررسي نمائيد. گاهي لازم است به عنوان يك مدير برخي از اطلاعات و امور غير ضروري را به عهده ديگران بسپاريد تا خود فرصت صرف انرژي در خصوص موضوعي مهمتر را پيدا كنيد لذا موضوع تفويض اختيار مي‌تواند دراين موارد بسيار كارا عمل نمايد.
يك مدير همواره در حال اولويت‌بندي امور و جابجايي بين فرايندهاي عملياتي مي‌باشد لذا طبيعتا موضوعات بسيار متنوعي همواره در ذهن او نقش مي‌بندد اما اينكه او چطور بايد اين موارد را طبقه بندي كند تا همواره كاركرد ذهني خود را در سطح استاندارد حفظ كند دقيقا تفاوت بين مديران است.
نویسنده: دکتر امین گلستانی، مشاور و مدرس استراتژی های فناوری و امنیت اطلاعات
