فصل پنجم

بررسی عوامل داخلی

 

ماهیت عوامل داخلی :

هر سازمان در قلمرو واحدهاي وظیفه اي خود داراي نقاط قوت و ضعف است . در هیچ شرکتی نقاط قوت و ضعف همه دوایر و واحدها یکسان نیست نقاط قوت و ضعف داخلی ، فرصت ها و تهدیدات خارجی و سرانجام ماموریت سازمان مبنایی بدست میدهند که بر اساس آن هدف هاي بلند مدت و استراتژیها تعیین میشود. و استراتژیستها به هنگام تعیین هدفهاي بلند مدت و استراتژیهاي سازمان، از نقاط قوت سود ( تقویت ) و نقاط ضعف را از بین می برند .

 

شایستگی هاي ممتاز :

اگر نقاط قوت شرکتی به گونه اي باشد که شرکت هاي رقیب نتوانند به راحتی از آنها تقلید کنند ، می گویند شرکت مزبور داراي شایستگی هاي ممتاز است .

رابرت گرانت عقیده دارند که تجزیه و تحلیل عوامل درونی سازمان اهمیت بیشتري دارد . چون عوامل محیط خارجی متزلزل ا ست ، باید به منابع و توانایی هایی که ثبات بیشتري دارند دست بیابیم و لذا استراتژی هاي خود را بر این مبنی (عوامل داخلی) تدوین می نمائید .

 

فرایند بررسی داخلی سازمان :

براي بررسی عوامل درونی سازمان باید مدیریت بازاریابی ، امور مالی ، حسابداري ، تولید ، عملیات و ….. را دسته بندي نمائیم تا بتوانیم مجموعه نقاط قوت و ضعف را تعیین کنیم .

بررسی عوامل داخلی در مقایسه با عوامل خارجی سازمان فرصت بیشتري به کارکنان میدهد تا بتوانند رابطه شغل و واحد خود را با کل سازمان بهتر درك کنند و آگاهی هاي بیشتري بدست می آورند .
رابطه بین واحد هاي وظیفه اي سازمان :

مدیریت استراتژیک فرایندي است که به روابط متقابل بسیار زیاد نیاز دارد و موفقیت سازمان در گرو همکاري و همیاري مدیران و کارکنان همه دوایر واحدهاي سازمانی است و نا توانی در درك و شناخت روابط بین واحد هاي وظیفه اي سازمان به ضرر مدیریت استراتژیک تمام میشود .

یکپارچگی استراتژي و فرهنگ ( بین واحدهاي وظیفه اي سازمان ): فرهنگ سازمانی یکی از پدیده هاي داخلی است که در همه دوایر و بخش هاي مختلف سازمانی رسوخ دارد و روابط بین واحد هاي وظیفه اي را می تواند به خوبی نشان دهد .
فرهنگ سازمانی:

الگویی از رفتار که در یک سازمان بوجود می آید ، زیرا سازمان بتدریج می آموزد که براي حل مسایل خارجی ، سازش با محیط و یکپارچه نمودن فعالیت هاي داخلی چگونه عمل کند . همانگونه که میدانید فرهنگ به میزان زیادي در برابر تغییرات مقاومت می کند و می توان بصورت یک نقطه قوت یا ضعف بزرگ براي شرکت بوجود آید.

محصولات فرهنگی بعنوان اهرمی براي ارزیابی فعالیتها در سازمان می باشد.

فرایند مدیریت استراتژیک در چار چوب فرهنگ خاص سازمان انجام میگیرد.

 

فرهنگ می تواند از دو راه مانع اجراي مدیریت استراتژیک شود :

-۱ اغلب مدیران از اهمیت تغییراتی که در شرایط و محیط خارج سازمان رخ میدهد غافل می مانند .

-۲ پایبند بودن به فرهنگی که در گذشته اثر بخش بود .
کنترل برنامه ریزي :

برنامه ریزي پل لازم و ضروري بین حال و آینده است و در واقع سنگ بناي فرآیند تدوین استراتژیهاي اثر بخش است و بنیاد مدیریت را تشکیل میدهد .فعالیت هاي سایر وظایف مدیر مانند سازماندهی و… به برنامه ریزي خوب و مناسب بستگی دارد .
از کارهاي خاصی که در این زمینه انجام میشود عبارتند از : پیش بینی ، تعیین هدفهاي بلند مدت ، تدوین استراتژیها ، تعیین سیاست ها و در نظر گرفتن هدفهاي کوتاه مدت است .
سازماندهی :
سازماندهی در بر گیرنده همه فعالیت هایی می شود که مدیریت انجام میدهد و منجر به یک ساختاراز کارهاي تخصصی و روابط قدرتها ( اختیارات ) می شود .
در واقع از طریق تعیین کارها و روابط بین پست ها و اختیارات سازمانی به نوعی هماهنگی دست می یابد .

کارهاي مزبور شامل طرح ریزي سازمان ، تعیین شرایط احراز شغل ، شرح وظایف ، تعیین ویژگیهاي شغل ، حیطه نظارت ، وحدت فرماندهی ، ایجاد هماهنگی ، طرح ریزي شغل و تجزیه و تحلیل شغل می شود .
ایجاد انگیزه :

فرایندي از اعمال نفوذ به افراد به گونه اي که آنها به هدف هاي خاصی دست یابند.

مقصود از ایجاد انگیزه کارهایی است که براي شکل دادن به رفتار انسانی انجام میشود ، اقدامات خاصی که در این زمینه انجام میگیرد ، عبارتند از : رهبري ، ایجاد ارتباط ، تشکیل گروههاي کاري ، تعدیل در رفتار ، تفویض اختیار ، غنی سازي شغل، رضایت شغلی ، تامین نیاز ، تغییر ساختار .
تامین نیروي انسانی :

فعالیت هایی که در زمینه تامین نیروي انسانی صورت میگیرد حول محور مدیریت منابع انسانی می چرخد

از جمله کارهایی که در این زمینه انجام میشود تعیین دستمزد و حقوق ، مزایاي کارکنان ، مصاحبه ، گزینش ، استخدام ، اخراج، دادن آموزش به کارکنان ، ایمنی کارکنان ، اجراي قانون، روابط اتحادیه هاي کارگري ، توسعه مسیر شغلی، اجراي سیاست هاي انضباطی است .

در تلاشهایی که به هنگام اجراي استراتژیها بعمل آید ،در تامین نیروي انسانی نقشی مهم ایفا میکند .
اعمال کنترل :

مقصود از اعمال کنترل ، انجام دادن فعالیت هایی است که مدیر جهت حصول اطمینان از اینکه نتایج واقعی با نتایج برنامه ریزي شده سازگار است ، انجام می دهد .

کارهایی که در این زمینه انجام می شود ، عبارتند از : کنترل کیفیت ، کنترل امور مالی ، کنترل فروش ، کنترل موجودیها ، کنترل هزینه ها ، تجزیه و تحلیل انحرافات ، دادن پاداش و تشویق و ترغیب افراد
بطور خلاصه اعمال کنترل براي ارزیابی استراتژیها اهمیت ویژه دارد و شامل چهار مرحله می شود :

-۱ محاسبه عملکرد افراد و سازمان

-۲ تعیین معیارهاي عملکرد

-۳ مقایسه عملکرد واقعی با معیارهاي عملکرد برنامه ریزي شده

-۴ اقدامات اصلاحی
بازاریابی :

فرایندي براي شناسایی ، پیش بینی ، ایجاد و تامین نیاز ها و خواست هایی که مشتریان براي محصولات و خدمات دارند .
دو پژو هشگر به نامهاي جوئل ایوانس و باري برگمن بر این باورند که بازار یابی شامل چندین وظیفه اصلی بشرح ذیل میباشند :

-۱ شناسایی نیاز هاي مشتري :

شامل زمینه یابی در مورد مشتري ، تجزیه و تحلیل اطلاعات مربوط به مشتري ، تعیین استراتژیها براي بخش هاي مطلوب بازار ، جایگاه سازمان در بازار و ……. میباشد .

همانگونه که می دانید شناسایی نیازها و خواست هاي مشتریان و گرد آوري اطلاعات در مورد آنها ، نقش مهمي براي خریداران ، فروشندگان ، توزیع کنندگان ، کارکنان دایره فروش ، مدیران ، عمده فروشان ، خرده فروشان ، ….. و بطور دائم مشتریان کنونی و آینده را تحت نظارت دارند .

 

-۲ خرید مواد ( ملزومات و تجهیزات)  :

یکی از وظایف بازار یابی است که شامل ارزیابی عرضه کنندگان مختلف یا فروشندگان ، تنظیم قراردادهاي قابل قبول با عرضه کنندگان میباشد .

عواملی مانند کنترل قیمت ، رکود ، محدودیت هاي تجارت خارجی ، اعتصاب و…. می توانند فرایند خرید را پیچیده تر نمایند.

 

-۳ فروش محصولات یا خدمات :

مقصود از فروش ، فعالیت هاي گوناگونی است که در بازاریابی انجام می شود . مانند تبلیغ ، ترویج ، فروش شخصی ، مدیریت نیروي فروش ، ایجاد و حفظ رابطه با مشتریان و واسطه ها . بخصوص اگر شرکتی در صدد اجراي استراتژیهاي مبتنی بر رسوخ در بازار باشد ، این فعالیت ها از اهمیت زیادي برخوردار میشوند .

در تجزیه و تحلیل عوامل داخلی ( اجراي مدیریت استراتژیک ) یکی از وظایف اصلی مدیر ، از نظر بازار یابی این است که نقاط قوت و ضعف سازمان را از نظر فروش تعیین نماید .

 

-۴ برنامه ریزي محصولات و خدمات :

شامل تعیین جایگاه محصول و نام و نشان تجاري در بازار ، تدوین سیاست هاي مربوط به دادن ضمانت نامه ، بسته بندي ، تعیین روشهاي فروش ، شکل و کیفیت محصول ، خدمات پس از فروش . …..

یکی از اثر بخش ترین روشهاي برنامه ریزي محصولات و خدمات این است که مورد تحقیق قرار بگیرد و فروش آینده محصولات را پیش بینی نمایند .
-۵ توزیع :

شامل انبارداري ، کانالهاي توزیع، تعیین محل یا مکان خرده فروشی، حوزه فروش ، وسیله حمل و نقل .در حال حاضر بیشتر تولید کنندگان کالاهاي خود را مستقیماً به مصرف کنندگان عرضه نمی کنند . سازمان هاي مختلف بازاریابی به عنوان واسطه عمل می نماید .
-۶ حقیقات بازاریابی :

مقصود از تحقیقات بازار یابی این است که درباره مساله هاي دامنگیر عرضه کننده کالاها و خدمات بصورت منظم داده هایی را گرد آوري ، ثبت و تجزیه و تحلیل نمود .

سازمان هایی که داراي مهارت هاي عالی در زمینه تحقیقات بازاریابی هستند براي اجراي استراتژي هاي عمومی از نقاط قوت بسیار خوبی برخوردار خواهند بود .

-۷ تجزیه و تحلیل موقعیت :
یعنی هزینه ها، منافع و خطرهاي متعلق به تصمیمات بازاریابی را مورد ارزیابی قرار دهد براي تجزیه و تحلیل هزینه و منفعت سه گام لازم است .

• هزینه هاي مربوط به یک تصمیم را محاسبه کرد .
• كل منافع حاصل از این تصمیم را برآورد نمود .
• کل هزینه ها را با کل منافع مقایسه کرد

 

منافع مورد انتظار> کل هزینه ها == > موقعیت مزبور جذابتر

 

مسئولیت اجتماعی از دیدگاه ایوانز وبرکمن :

مقصود از مسئولیت اجتماعی،عرضه محصولات و خدمات سالم است که داراي قیمتی معقول باشند

یک سیاست اجتماعی روشن به عنوان یک نقطه قوت براي سازمان به حساب می آید در حالیکه یک سیاست اجتماعی ضعیف نشان دهنده نقطه ضعف شرکت است .

هنگامی که یک سازمان به فعالیت هاي اجتماعی می پردازد ، باید این کار را به گونه اي انجام دهد که به مزایا و منافع اقتصادي هم دست یابد .

مالی – حسابداري:

براي تدوین استراتژي ها به شیوه اي اثر بخش باید نقاط قوت و ضعف سازمان را از نظر مالی تعیین کرد.
اغلب عوامل مالی موجب می شوند که استراتژي هاي کنونی و برنامه هاي اجرایی تغییر یابند.
واحد حسابداري باید ۳ تصمیم اتخاذ کند:

• تصمیم گیري در مورد سرمایه گذاري ها
• تصمیم گیري درباره تامین مالی
• تصمیم گیري در مورد تقسیم سود

 

انواع نسبتهاي مالی :

• نسبت نقدینگی
• نسبت بدهی ها
• نسبت فعالیت
• نسبت سود آوري
• نسبت رشد

 

تولید – عملیات :

فعالیتهاي این دایره شامل همه کارهایی می شود که اقلام ورودي را به کالاها و خدمات تبدیل میکند راجر شرودر : مدیریت تولید شامل ۵ وظیفه است:

• فرایند
• ظرفیت
• موجودي کالا
• نیروي کار
• کیفیت

تحقیق و توسعه:

شرکتهایی که استراتژي توسعه محصول را به اجرا در میاورند به دایره تحقیق و توسعه اهمیت زیادي میدهند

ماموریت کلی دایره تحقیق و توسعه :

حمایت از فعالیتهاي کنونی – کمک به گشایش واحد هاي جدید – بهبود کیفیت محصولات – بالا بردن کارایی واحد تولید – افزایش توانایی ها و ظرفیت فن آوري شرکت

 

سیستم اطلاعات رایانه اي:

اطلاعات ، همه واحد هاي وظیفه اي شرکت را به هم مرتبط می سازد و پایه و اساس همه تصمیمات مدیریتی را بوجود می آورد

هدف : از طریق بهبود کیفیت تصمیمات مدیریت ، عملکرد سازمان را بهبود بخشد.

 

:(IFE) ماتریس ارزیابی عوامل داخلی

• حاصل بررسی استراتژیک عوامل داخلی سازمان می باشد.
• این ماتریس نقاط قوت و ضعف واحدهاي وظیفه اي سازمان را تدوین وارزیابی میکند.
• براي تهیه این ماتریس باید به قضاوتهاي شهودي تکیه نمود.(روشهاي علمی)

 

:(IFE) مراحل

• فهرست کردن عوامل داخلی به ترتیب نقاط قوت و ضعف
• دادن ضریب به عوامل بر اساس اهمیتی که دارند.جمع این عوامل برابر ۱
• دادن نمره ۱ تا ۴ بر اساس فعالیت شرکتها و ضریب ها
• تعیین نمره نهایی از طریق ضرب رتبه در ضریب
• جمع بندي نمره هاي نهایی سازمان